FAQ Gekoppelde activiteiten

Een vaak gestelde vraag gaat over gekoppelde activiteiten. Zoals Bij voorstelling AAA bieden wij een omkaderend workshop BBB aan. Hoe pak ik de invoer van de voorstelling en de workshop het beste aan?

Het slechte nieuws is dat er geen eenduidig antwoord bestaat. Het goede nieuws is dat er verschillende opties mogelijk zijn, en dat je zelf kan kiezen wat het beste past bij jouw situatie.

De workshop is optioneel

Maak beide activiteiten (voorstelling AAA en workshop BBB) gewoon aan zoals je voor andere, niet gerelateerde, activiteiten zou doen.

De koppeling tussen beide doe je door in het veld "Extra info" de uitleg over hoe AAA en BBB bij elkaar horen toe te voegen. Je kan hier ook een hyperlink inzetten (bij extra info AAA link naar BBB en bij extra info BBB link naar AAA), zodat leerkrachten gemakkelijk van de ene naar de andere activiteit kunnen springen.

Als er een voorwaarde is (bv. eerst workshop, dan voorstelling - of omgekeerd), geef dit dan duidelijk mee op in de "extra info" kader. Ervaring is dat leerkrachten hier goed rekening mee houden.

Zorg voor de juiste hyperlink! Je moet immers de front-end pagina van de activiteit linken, en niet de beheerspagina. Zie hieronder voor hoe je dit doet.

De link naar de pagina van een specifieke activiteit krijg je door rechts te klikken op "gebruiker ziet" en dan "kopieer link" te kiezen.

De workshop is verplicht

Onderstaande is een eerste versie van de uitleg. Laat gerust weten wat nog onduidelijk overkomt en ik probeer te herwerken.

Ook hier wordt aangeraden om beide activiteiten afzonderlijk aan te maken, en vervolgens ze waar mogelijk/nodig te linken. De rationale hierachter is dat je dan voor beide activiteiten automatische mails kan versturen.

Er zijn drie mogelijke implementaties, met elk hun voor- en nadelen.

Losse koppeling, 2 reservaties

Gebruik dezelfde werkwijze als hierboven (workshop is optioneel), maar bij "extra info" moet je dan wel vermelden dat het over een verplicht pakket gaat, en dat een leerkracht dus 2 inschrijvingen moet maken.

Voordeel van deze aanpak is dat het minder beheer vergt. Nadeel is dat je zelf in de gaten moet houden of leerkrachten geen fouten maakten (bv. een reservatie vergaten, of de reservatie voor de gekoppelde activiteit op een verkeerd moment boekten).

Harde koppeling, 1 reservatie

Je kan er ook voor kiezen met één reservatie te werken, dus dat als iemand inschrijft voor activiteit AAA die automatisch ook voor BBB inschrijft. Welke de hoofdactiviteit is bepaal je zelf.

Hoe ga je te werk?

• Maak beide activiteiten (voorstelling AAA en workshop BBB) aan zoals je voor andere, niet gerelateerde, activiteiten zou doen;

• Bij workshop BBB de speeldata op verborgen laat staan. Ze staan er m.a.w. enkel voor jou als geheugensteun;

• Je vermeld bij activiteit BBB in het "extra info" veld dat de inschrijving hiervoor automatisch via inschrijving voor AAA verloopt;

• Bij AAA pas je de prijs aan, zodat dit de prijs voor beide activiteiten samen is, en zet je ook bij de "extra info" duidelijk dat het een gecombineerde inschrijving is.

Datumkeuze workshop BBB

• Als leerkrachten de datum kunnen kiezen voor de inschrijving van de workshop, gebruik je bij de speeldatum van AAA de "extra vraag" om naar voorkeuren te polsen. Op dat moment komt er, als men wil inschrijven voor AAA, op het formulier ook de vraag naar hun voorkeur voor BBB.

• Bij vaste koppeling tussen activiteiten (AAA datum1 -> BBB datum5, AAA datum2 -> BBB datum6 etc), kan je dit gewoon opnemen in de "extra info" kader van AAA en BBB, en is er geen extra vraag nodig.

Administratieve afhandeling

• Wanneer de inschrijvingen allemaal achter de rug zijn, heb je in dit geval enkel inschrijvingen voor AAA en niets voor BBB. Dat is normaal. Alleen is dit niet ideaal voor tijdens het seizoen (overzichten, uitsturen automatische herinneringsmails en evaluatievraag).

• Om dat in orde te krijgen, maak je (als admin, rechtstreeks in de back-end) de correctie inschrijvingen voor BBB. Hierdoor heb je nu 2 activiteiten, met de juiste inschrijvingen op de juiste momenten.

• Eventueel kan je de prijs nu weer ontdubbelen (AAA en BBB krijgen eigen prijs), zodat de facturatie correcter verloopt op juiste leerlingenaantallen voor beide voorstellingen.

Voordeel van deze aanpak is dat er voor leerkrachten geen verwarring mogelijk is op het moment van inschrijven, en dat je geen inschrijvingen in de gaten moet houden op een moment dat het druk is. Nadeel is dat jij nadien wat extra werk hebt om het weer te ontdubbelen.

Alternatieve harde koppeling

Je kan de gekoppelde activiteit BBB (die verplicht is) ook volledig verborgen houden. Op die manier duikt deze niet op in de overzichten.

Kies voor deze aanpak bij activiteiten die uit twee gelijkaardige onderdelen bestaan. Bv. een workshop pottenbakken waarbij een eerste sessie het draaien, vormgeven etc omvat, dat het resultaat hiervan in tussentijd gebakken wordt en de tweede sessie het versieren van het (ondertussen) gebakken eigen werk.

• Je kan er voor kiezen om de info van workshop BBB volledig op te nemen in het kader "extra info" van activiteit AAA. Hierdoor komt enkel de voorstelling in het overzicht te staan.

• Eventueel kan je het dan het activiteitstype voorstelling + workshop geven, om duidelijker te maken dat het een combinatie is.

• Ik ben geen voorstander van deze mogelijkheid, omdat het een deel van je aanbod minder zichtbaar maakt.

Opnieuw, dit is een eerste versie van de uitleg. Laat gerust weten wat nog onduidelijk overkomt en ik probeer te herwerken.