Automatische e-mails

Het platform neemt een aantal administratieve taken van jou over. Zoals het automatisch versturen van herinneringsmails voor aankomende activiteiten en invullen van evaluatieformulier.

Reminder aankomende activiteit

Drie weken voordat een (speeldatum van een) activiteit plaatsvindt wordt er een automatische e-mail uitgestuurd.

Verzoek invullen evaluatie

In de nacht volgend op een activiteit wordt er naar de leerkracht een mail gestuurd met daarin een link naar het evaluatieformulier.

Details over de verzending

Aan- en uitzetten

De mails worden niet zomaar gestuurd, en je moet en kan zeer specifiek aangeven waarvoor er automatische e-mails verzonden mogen worden.

• Vooreerst moet deze functie geactiveerd worden op server niveau (=keuze om al dan niet met automatische e-mails te werken)

• Vervolgens kan je op seizoensniveau beslissen of er automatische reminders en/of evaluatieverzoeken uitgestuurd worden

• Tenslotte kan je zelfs bepaalde activiteiten uitsluiten van de automatische mails.

Deze instellingen vind je in "Communicatiebeheer > Reminder e-mails" en dan kies je voor Reservatie reminder mails of Evaluatie reminder mails.

Tijdstip van verzending

Er wordt elke nacht nagekeken of er automatische mails moeten verzonden worden. Reservaties voor aankomende activiteiten krijgen 21 dagen op voorhand een herinnering. Het verzoek tot evaluatie wordt verzonden in de nacht volgend op de activiteit.

Soms loopt het 's nachts al eens mis (dat is immers het moment dat er aan servers gewerkt wordt). Geen probleem, de mails die niet verstuurd werden, worden dan gewoon de volgende nacht mee verstuurd.

Wie is de verzender?

De mails worden verstuurd vanaf het [email protected] adres.

Als iemand toch op reply drukt, zal dat antwoord automatisch bij de hoofdorganisator van het platform terecht komen (want die staat in het reply-to adres van de mail).

Wie krijgt de mail? Wie in cc?

De leerkracht gelinkt aan de reservatie krijgt de e-mail.

Er kan maar één leerkracht aan een reservatie gelinkt zijn. Wat met klassen met twee leerkrachten (bv. duobaan) of waar er een tijdelijke leerkracht (bv. vervanging zwangerschapsverlof) aan de slag is? Daar kan je, vie gebruikersbeheer, het CC e-mailadres invullen bij de gelinkte leerkracht. Elke automatische e-mail naar die leerkracht wordt dan automatisch ook in cc naar dat adres gestuurd.

Daarnaast is het ook mogelijk dat de (hoofd)organisator de mail in bcc krijgt (ter controle). Net zoals de secretariaatsmedewerker en/of het directielid van de school.

Dit onderdeel wordt momenteel herwerkt in de platformcode. Nog even geduld en je krijgt een gedetailleerd antwoord hierop