FAQ Activiteitenbeheer

Gebruik de links rechtsboven om naar de verschillende vragen te springen.

Online lesmappen

Soms kan (want geen document) of mag (copyright beperkingen) een lesmap niet opgeladen worden in het schoolpodium systeem. Maar hoe krijg je die info dan bij de leerkrachten? Wel, zijn er twee plekken waar je kan vermelden hoe ze de lesmap te pakken krijgen:

• Bij Activiteit > Extra info: omdat het dan op het detailzicht van de voorstelling komt te staan

• Bij Activiteit > Tekst voor e-mail: omdat het dan ook in de automatische e-mail herinnering (3 weken voor voorstelling) wordt opgenomen.

Op die manier zal je de info maximaal bij de leerkrachten krijgen.

Video toevoegen

Om een externe video binnen een site (zoals jouw schoolpodium) te kunnen afspelen, moet je gebruik maken van de embed link van de video. De meeste videoplatformen hebben dit.

Voor de twee meest gebruikte video platformen, YouTube en Vimeo, kan je gewoon de link naar de video in het video link veld van een activiteit plakken. Schoolpodium zal daar dan voor jou de embed link van maken.

Voor andere platformen (bv. Dailymotion) moet je zelf de embed link zoeken en in het video link veld plakken.

Tot slot, weet dat het mogelijk is om Facebook filmpjes toe te voegen aan schoolpodium, want Facebook wil zoveel mensen op het eigen platform houden en staat embedden van content niet toe. De oplossing? Vraag aan het gezelschap of ze je geen YouTube of Vimeo link kunnen bezorgen.

Wachtlijsten

Je kan bij elke activiteit ook een wachtlijst activeren, om interesses op te vangen als de speeldata zelf uitverkocht zijn. Ga hiervoor naar het detailzicht van de activiteit en klik rechts (bij de speeldata) onderaan op de knop <maak wachtlijst aan>.

Een wachtlijst is niet meer (maar ook niet minder) dan een "speeldatum zonder datum". Maar je kan wel alle mogelijke functies van de speeldata gebruiken, dus ook de extra vraag, om bv. te polsen naar hun voorkeursdatum. Je kan bv "Welke datum (ma 25.02 12:00, ma 25.02 14:00, di 26.02 12:00) verkies je? Je mag meerdere opgeven" gebruiken." Bij een extra vraag is het immers, voor het gemak van de leerkracht, belangrijk dat je de antwoordopties meegeeft in de vraag.

Kopie van een activiteit maken

Het gebeurt geregeld dat in het nieuwe seizoen activiteiten hernomen worden van een vorig seizoen. Moet je dan alles weer opnieuw intypen? Gelukkig niet!

Activiteiten die al eerder plaatsvonden, die hebben een 'kopieer activiteit' knop helemaal onderaan hun "details" zicht. Als je daarop klikt, kan je het naar het nieuwe seizoen kopiëren. Hier win je veel tijd mee!

Locatie ligt nog niet vast

Voor een aantal voorstellingen werk ik samen met een partner organisatie. Afhankelijk van het aantal inschrijvingen per voorstelling plaatsen we deze in De Kriekelaar of in Zinnema laten plaatsvinden. Maar "locaties" laat slechts toe om één adres in te geven.

Hiervoor maak je best een nieuwe locatie aan die je "Zinnema of De Kriekelaar" noemt. Als je bij de speeldata van je activiteit deze locatie kiest, krijgt de leerkracht iets zoals hieronder te zien:

Om het voor de leerkrachten helemaal duidelijk te maken, zet je bij "Activiteit > Extra info" best een duidelijke tekst die vertelt hoe de locatiekeuze zal gebeuren.

Eventueel kan je bij de locatie de "Extra vraag" gebruiken om te bevragen of er bepaalde dingen zijn waar moet rekening mee gehouden worden in de locatiekeuze. Of om ze te laten bevestigen dat ze weten (en ze akkoord gaan) met het feit dat de locatie nog te bepalen is.

Waarvoor dient de 'extra vraag'?

Bij de locaties en de speeldata kan je een extra vraag invullen. Dit is voorzien om input die je nodig hebt al op het moment van de reservatie op te vragen, dat spaart nadien heen-en-weer gebel of mailen uit. Het antwoord (van de leerkracht) op de extra vraag, wordt toegevoegd aan het opmerkingsveld van de reservatie, daar vind je dus de input.

Een voorbeeld om het helemaal uit te leggen.

Het normale inschrijvingsformulier voor een activiteit

Als er dan bij 'extra vraag' iets is ingevuld (en het is aangevinkt)

Wordt het inschrijvingsformulier aangepast en wordt hier expliciet naar gepolst.

Probleem met lay-out van tekst

Soms gebeurt het dat de omschrijving of extra tekst van een activiteit foutief (niet consequent) wordt weergegeven op de frontend. Zoals rare regeleindes, te veel (of te weinig) witruimtes, extra kaders, andere lettertypes, enz...

Bijna altijd is de oorzaak dat de tekst met opmaak erin werd gekopieerd. Deze opmaaktekens zijn niet zichtbaar in de editor in de backend, maar komen wel naar voor op de frontend. Dit euvel doet zich vooral voor als je vanuit uit een slecht opgemaakt Word op PDF bestand kopieert, of teksten overneemt van het web.

De oplossing is simpel: je moet de opmaaktekens verwijderen. Ga hiervoor naar het edit scherm en klik op het <>source code icoontje voor nadere inspectie.

Voorbeeld van een activiteit omschrijving met (niet zichtbare) opmaaktekens

Dit geeft een pop-up, met de broncode. Hierin kan je wel de opmaaktekens zien. Wis deze en sla op.

Voorbeeld van source code popup voor diezelfde activiteit

Je lay-out probleem zou nu verholpen moeten zijn

Extern inschrijvingsformulier

Soms moeten de inschrijvingen voor een (externe) activiteit via een ander inschrijvingsformulier of andere website verlopen. Toch kan je deze activiteiten mee opnemen in je aanbod.

Helemaal onderaan bij het edit scherm van een activiteit vind je de functie gebruik externe inschrijvingspagina. Standaard staat dit op <neen>. Door op <ja> te klikken, krijg je een invoerveld voor de link naar de externe pagina. Opgelet, enkel bij edit en niet bij create.

Je krijgt trouwens een waarschuwing op het moment dat dit geactiveerd is, boven aan het detailzicht van die activiteit.

Als dit geactiveerd wordt, komt op de frontend, bij die activiteit, onderaan een andere tabel dan gewoonlijk. I.p.v. een reservatielink per datum, is het één link.